Es una realidad. Nos pasamos el día redactando propuestas comerciales, informes, presupuestos, e-mails,… son muchos los documentos que hemos de escribir en nuestro trabajo diario. Por ello, al escribir información para nuestra empresa (propia o ajena), deberíamos tener en cuenta algunas reglas que mejoran la efectividad de nuestra comunicación y optimizan nuestro rendimiento.
La idea es conseguir elaborar documentos concretos, informativos, atractivos…etc. que provoquen una reacción positiva en nuestros lectores. Siguiendo estas sencillas pautas, tendremos la mitad del camino hecho:
Menos es más
Lo mismo si vamos a escribir una novela como si de lo que se trata es de escribir una propuesta comercial o un artículo, la concreción (ir al grano) siempre es un punto que juega a nuestro favor. La paradoja es que cuanto más importante sea lo que tenemos que comunicar normalmente más páginas empleamos en escribirlo y habitualmente el lector sufre el proceso inverso: cuanto más importante sea la información que llega a sus manos, menos predispuesto está a dedicar tiempo en su lectura y prefiere en la mayoría de los casos saltar a las conclusiones.
Está claro lo que tenemos que hacer: después de realizar un primer borrador de nuestro documento, deberemos eliminar del mismo toda información superflua, la que está de más, la que se repite, etc. Sin rozar lo esquemático, sí que hay que limitar nuestra comunicación a lo más importante.
Evita tecnicismos innecesarios
Expresiones del tipo “Estrategias sinérgicas” y otras que redundan en reuniones y documentos y que realmente no significan nada en concreto, deberían ser evitadas a la hora de confeccionar un documento empresarial.
Sin caer en lo informal, podemos optar por otros términos mucho más coloquiales (pero más cargados de significado) que sin lugar a dudas facilitarán la lectura de nuestro documento. Volviendo al ejemplo anterior, en vez de por ejemplo hablar de “Sinergias estratégicas” podemos simplemente manifestar nuestro deseo de “encontrar oportunidades para trabajar juntos”.
Una segunda (y una tercera) lectura
Una vez que hemos terminado de escribir nuestro documento, volvamos a leerlo, si es posible, en voz alta. ¿Qué términos chirrían? ¿Cuáles son los párrafos mal construidos? Aprovechemos la oportunidad de hacer una segunda versión mejorada de nuestro documento.
Si tenemos tiempo, y el documento es lo suficientemente importante, esperemos unas horas antes de enviarlo, tiempo después del cual aprovecharemos para hacer una tercera y definitiva lectura. Repitiendo el proceso anterior, conseguiremos la mejor versión posible de lo que queríamos comunicar.
Utiliza plantillas
Si como consecuencia de nuestro trabajo nos vemos obligados a escribir documentos con cierta frecuencia, una buena estrategia consiste en disponer de plantillas sobre las que basar las nuevas comunicaciones. En este sentido, podemos contar con plantillas para propuestas comerciales, e-mails, proyectos y estudios, presupuestos, etc.
Para ello, cada vez que nos enfrentemos a un nuevo tipo de documento, vale la pena esforzarnos en conseguir el mejor documento posible, ya que será éste sobre el que basaremos las futuras comunicaciones similares.
